Politiques de protection des renseignements personnels
Ce document vise à informer le public sur les principes qui régissent la protection des renseignements personnels au Groupe Dancause. Dans sa pratique habituelle, il est rare pour le Groupe Dancause de collecter, utiliser ou stocker des renseignements personnels. Toutefois, cette politique vise à régir nos opérations et à protéger les renseignements.
Pourquoi recueillir et stocker des renseignements personnels?
Le Groupe Dancause peut recueillir, utiliser et stocker des renseignements personnels pour réaliser différents mandats pour ses clients ou pour ses opérations internes (par exemple, mais sans s’y limiter : réaliser des sondages, des enquêtes marketing, des groupes de discussion ou ateliers collaboratifs, etc.).
Quels sont les renseignements personnels détenus par le Groupe Dancause?
Selon la nature du mandat, ces renseignements personnels (ou ci-après, « les informations ») peuvent inclure votre nom, votre adresse postale, courriel(s), numéro de téléphone, des informations liées à votre disponibilité à participer à une étude ou à une activité de recherche, vos habitudes de consommation, votre opinion à l’égard d’un sujet, votre situation personnelle, etc. Dans tous les cas, nous limitons la nature des informations recueillies qu’à celles qui sont expressément requises pour la réalisation du mandat qui nous est confié. Avec votre permission, il peut arriver que ces renseignements personnels soient partagés à des tiers, comme les clients de la firme ou des partenaires d’affaires comme, par exemple, des firmes de sondages, des collaborateurs externes, etc.
Nous collectons, conservons, utilisons, modifions et détruisons vos données personnelles selon les principes suivants :
- Obtenir le consentement des personnes
- Nous nous assurons d’obtenir votre consentement clair et écrit avant de collecter vos informations.
- Si nous travaillons avec une firme externe (par ex. une firme de sondage), nous devons nous assurer que les informations aient été obtenues de façon éclairée et que nous sommes autorisés à les recevoir.
- Si nous devons transmettre ces renseignements personnels à un tiers (un autre partenaire d’affaires, à un client, etc.), les renseignements seront dépersonnalisés (anonymisés). S’il faut transmettre les renseignements personnels permettant de vous identifier en tout ou en partie, nous demanderons votre autorisation et seuls les renseignements requis seront partagés.
- Nous nous assurerons que ce partenaire s’est doté d’une politique de protection des renseignements personnels.
- Limiter les informations collectées
- Nous limitons la collecte des informations qu’à celles qui sont strictement nécessaires pour le travail à accomplir.
- Protéger les renseignements personnels, en limiter l’accès et les détruire
- Les renseignements personnels seront stockés sur nos serveurs et l’accès sera protégé par des mots de passe forts et des moyens technologiques raisonnables pour les protéger. L’accès physique à nos bureaux est protégé.
- Au terme du mandat, le fichier contenant vos renseignements personnels sera détruit ou anonymisé lorsque les renseignements personnels ne seront plus nécessaires pour la réalisation nos travaux.
- Agir avec transparence
- Vous avez accès à vos renseignements personnels et vous pouvez demander une modification ou leur destruction. Dans les 30 jours suivants une demande écrite d’un individu, les renseignements lui seront retournés, modifiés ou détruits.
- Rapporter tout incident rapidement
- Dans l’éventualité peu probable où nous étions informés que les informations personnelles aient pu être communiquées à des tiers non-autorisés, nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour en limiter la communication et nous vous informerons promptement.
- Nommer un responsable
- La personne responsable de l’application de cette politique à l’interne est désignée comme « le responsable de la protection des renseignements personnels ». Cette personne peut être jointe par écrit à :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Groupe Dancause 600, avenue Belvédère, bureau C101, Québec G1S 3E5
Stéphanie Ross, Conseillère en stratégie d’affaires stephanie@dancause.net